Лариса Пильгун: Завдання головної цілі мети: визначення термінів.

 Лариса Пильгун:

експерт у сфері оцінювання політик, програм та проектів

У процесі створення системи моніторингу і оцінювання для кількох зовсім різних за своїм змістом проектів, команда експертів зіштовхнулася із проблемою різного розуміння такого базового поняття, як «Мета». Проаналізувавши велику кількість джерел з питань управління проектами, стратегічного планування, аналізу політики, моніторингу і оцінювання тощо звернули увагу на розмаїття не лише трактувань мети, але й використання різних назв для одного явища (ціль, головна ціль, завдання та ін.). Так само по різному трактуються інші базові дефініції.

 Як наслідок, у 2-х різних документах, що стосуються вирішення одного питання, по-різному встановлюється первинність та вторинність певних кроків, явищ тощо, що унеможливлює визначення результатів діяльності та відповідальних осіб. Як наслідок, це не лише унеможливлює МіО політики, програми, чи проекту, - це зводить нанівець усю діяльність в рамках політики, програми чи проекту. Згадується байка про лебедя, рака та щуку.

Фахівці УАО у 2014 році створили «Глосарій термінів з моніторингу та оцінювання». Наразі очевидною є необхідність оновлення та доповнення, подальшої роботи над узгодженням термінології. Нижче цитую пояснення, яке виникло у процесі створення системи МіО однієї з реформ.

У процесі моніторингу і оцінювання (МіО) ми вирішили орієнтуватися  на термінологію та принципи управління проектами (УП).

МіО передбачає чітке, насамперед  кількісне вимірювання результатів діяльності. Тому в оцінюванні використовується методологія і терміни УП. Саме УП найбільш повно та детально сформульовані такі вимоги до опису майбутньої діяльності, які дають можливість у подальшому цю діяльність виміряти. Наразі відмічається тенденція  використання УП у всіх сферах життєдіяльності людини, у т.ч. політичній,  державного управління, про що свідчать вимоги та стандарти діяльності міжнародних організацій. Система моніторингу децентралізації, на нашу думку, має відповідати цій тенденції.

Проект в найширшому сенсі визначається сучасним менеджментом  як спосіб трансформації об’єкта, явища від наявного стану до бажаного. Звичне визначення проекту передбачає досягнення певного неповторного за своїми характеристиками та особливостями результату, що здійснюється в заздалегідь визначений термін, у межах ліміту необхідних ресурсів. Проект є складною системою, що має певні етапи, які потребують якісного та ефективного управління: визначення завдання та ініціалізація проекту; планування проекту; виконання проекту; завершення проекту й отримання визначених результатів, ефекту тощо. УП  у публічній сфері – це процес інституціалізації у програмно-цільовий формат способів втручання державних органів влади чи органів місцевого самоврядування у соціальну дійсність з метою розв’язання публічної проблеми або задоволення потреб людей. УП  є складним процесом, під час якого вирішуються питання взаємовідносин між усіма учасниками, що задіяні у процесі управління, вибору методів і підходів управління проектом, установлення відповідних механізмів.

Реалізація проекту   передба­чає його структуризацію на всіх рівнях ієрархії за такою послідовністю: проблема, мета та завдання[1], результати, дії (види діяльності); перевірка внутрішньої логіки проекту, формулю­вання його мети, завдань та результатів у вимірюваних величинах, попередня оцінка ресурсів, тобо формування так званої «логіко-структурної матриці» (логіка проекту, що оформлена у вигляді таблиці).   Логіко-структурна матриця передбачає наявність наступних елементів: як мета проекту, завдання проекту, очікувані результати, заплановані заходи, необхідні для цього ресурси, індикатори ефективності досягнення результатів проекту, а також припущення щодо факторів впливу на проект і його життєздатності. Мета, завдання та результати проекту є взаємопов’язаними показниками, за якими  оцінюється якість проекту. 

Визначення мети та завдань  проводиться шляхом конвертації негативних ситуацій (проблем)[2] у позитивні ситуації, які є бажаними і реалістичними. При цьому причинно-наслідкові зв`язки перетворюються у зв`язки між засобами і досягненнями. За необхідності мета та завдання   переглядаються та уточнюються, а неприйнятні усуваються.

Мета проекту визначає успіх проекту, її формулювання містить:

  • майбутній бажаний стан нагальної проблеми;
  • бажаний результат діяльності, який планують досягти за певний проміжок часу при заданих умовах реалізації;
  • поліпшення становища бенефіціарів, що досягається при використанні ними продуктів і послуг проекту.

Моніторинг та оцінювання проекту є обов’язковим компонентом проекту.  Мета проекту оцінюється як на етапі ініціювання проекту (в процесі визначення логіко-структурної матриці), так і по завершенню проекту. Тому обов’язкова вимога до мети -   відповідність критеріям SMART (конкретність, вимірюваність, реалістичність, визначеність у часі). Мета має співідноситися із завданнями та прогнозованими результатами проекту[3].

УП передбачає декомпозицію (подрібнення) мети, завдань і  основних результатів проекту на більш дрібні елементи, аж до пакетів робіт, що добре піддаються керуванню. У результаті утворюється ієрархічна структура (дерево) робіт проекту. Важливо відмітити, що те, що є завданням для одного рівня виконавців, є метою для іншого, нижчого рівня виконавців проекту.

Завдання проекту – конкретне завдання, на вирішення якого спрямований проект, або його частина. Вона визначає практичне спрямування проекту і зазвичай описує стисло ситуацію, яку прагнуть сформувати безпосередньо після завершення проекту.

Завдання  проекту можуть формулюватися у вигляді економічних і соціальних  результатів, рішень щодо  соціальних та екологічних проблем тощо. Вони мають бути чітко визначені, результати, що будуть отримані в результаті їх досягнення  бути вимірюваними, а обмеження і вимоги повинні бути реально виконуваними.   

Очікувані результати – це ті результати (кількісного, якісного та часово-просторового характеру), досягнення яких гарантовано після завершення основних заходів проекту .

Продукти проекту визначають,  якими, власне, повинні бути досягнення проекту – проектна звітність, товари та послуги, які мають бути створені. Як правило, продукти  є  незалежними, синергічними та комплексними.

Індикатор – це кількісний або якісний фактор (змінна), який забезпечує простий і надійний спосіб вимірювання досягнень політик, програм та проектів,  відображає зміни, пов’язані з політикою, програмою та проектом, або допомагає оцінити діяльність виконавця політики, програми чи проекту.

Реформа підпадає під класичне визначення проекту, а саме:  в умовах обмеженого часу та ресурсів створюються унікальні продукти чи послуги, які не розроблялися раніше та відрізняються від сучасних аналогів.  Окрім того, реформа направлена на вирішення проблем, що пов'язані з потребами людей, організацій, груп людей, і мають бути задоволені, щоб забезпечити розвиток суспільства.

В Україні є більш поширеною практика використання методології і термінології аналізу політики, які у більшій мірі орієнтовані на задоволення політичних амбіцій, і у меншій мірі – на практичну реалізацію декларацій.  Саме на Міо  покладається завдання співвіднесення декларацій та фактичної діяльності.

 

 Матеріал підготований Ларисою Пильгун, рецензування - Михайло Савва.

 

[1]  Ми намагаємося термінологію адаптувати до національних потреб та традицій використання, водночас вилучаємо із вжитку так звані «русизми». Вважаємо недоречним використання слова  «ціль»: відповідні  українські аналоги – «мета», «завдання».

[2] Під проблемою розуміють стан, який породжується колективною потребою усуну­ти розрив між реальним і очікуваним становищем. Проблеми – це фактичний опис негативної ситуації, що існує в конкретній частині суспільства. Потребою може бути необхідність, нестача (брак), труднощі чи просто бажання. Потреба, звичайно, залежить від багатьох факторів, таких як соціальні, культурні, релігійні, демографічні, географічні та ін.

[3] Світовий банк зазначає про те, що  трапляються нечітке формулювання мети проекту (наприклад,   незрозуміло, що є кінцевою метою проекту – передача  ресурсів або реальне зменшення рівня бідності). Часто  проблема полягає в тому, що чітко визначені мета і завдання  вимагають такої підзвітності, яка може бути незручною для деяких відповідальних осіб. У деяких ситуаціях двозначні цілі проекту, фактично, можуть бути бажаними з політичного погляду. У такому випадку визначити корисні показники результативності виконання буде складно, а у випадку відсутності бажання дотримуватись чітко поставлених цілей, Банк має відмовитись від участі у проекті.